Dossiers
Je kunt 5 keuzes maken:
- Aanhuurdossier (eigen objecten): dit dossier zal opgebouwd worden met een object uit jouw eigen database;
- Aanhuurdossier (overige objecten): dit dossier zal opgebouwd worden met een object die je zelf handmatig toe kan voegen;
- Aanhuurdossier (uitwisselingsobjecten): dit dossier zal opgebouwd worden met een object uit de uitwisseling;
- Verhuurdossier: hier kun je een verhuurdossier samenstellen met een object uit jouw eigen database;
- Zoeken: hier kun je zoeken naar een dossier die je eerder hebt samengesteld. Je kunt zoeken naar dit dossier door de naam van een contact door te geven of te zoeken op straatnaam.
Dossier aanmaken
Als je een dossier wil aanmaken voor een object dat je zelf in het systeem heeft toegevoegd dan kun je met een van de eerder genoemde keuzes beginnen. Vervolgens bouw je een dossier op. Een dossier bestaat altijd uit een object, huurder en eventueel een verhuurder.
Object
Je zoekt op het object dat je wil gebruiken. Dit object wordt dan uit de eigen database of uit de uitwisseling gehaald. Ook kunt u zelf nog een object toevoegen door te kiezen voor “Aanhuurdossier (overige objecten)”.
Huurder
Als het object is geselecteerd, kun je de huurder toevoegen aan het dossier (dit zijnde een potentiële huurder of de persoon die de woning al aan het huren is). Je kunt hier kiezen om een nieuw contact aan te maken door alle velden in te vullen of door een bestaand contact (of lead) uit te kiezen. Ook een bedrijf kan worden toegevoegd aan het dossier.
Dossier
Als je vervolgens alles hebt ingevuld wordt het dossier automatisch aangemaakt en word je doorverwezen naar het dossier. Je kunt het dossier ook terug vinden als je klikt op “dossiers” en vervolgens op “zoeken” klikt.
In het dossier vind je de volgende mogelijkheden verdeeld over verschillende tabbladen:
- Algemene informatie
- Objectinformatie: informatie over het object dat de huurder heeft betrokken.
- Eigenaren: mogelijke eigenaren die bij de woning horen (indien ingevoerd in Pararius Office). Je kiest hier de contactpersoon of je voegt een nieuw contactpersoon toe.
- Wensen: hier heb je de mogelijkheid om de wensen van de huurder te registreren.
- Huurder: als een woning aan meerdere huurders wordt verhuurd dan kun je hier de andere huurders toevoegen. Je kunt hier bestaande contactpersonen (of leads) toevoegen of een nieuw contactpersoon aanmaken.
- Bewoners: hier kun je de bewoner(s) aanpassen of toevoegen.
- Matchend aanbod: hier vind je een overzicht van de objecten die matchen op de geregistreerde huurder. Door middel van de verzendknop aan de linker bovenzijde kun je een object per mail verzenden. Ook heb je de mogelijkheid de objecten te sorteren op prijs, straat, buurt, stad, slaapkamers, oppervlakte of beschikbaarheid. Het overzicht van alle woningen kan op een kaart bekeken worden door op “Kaarten” te klikken.
- Routes: als je bijvoorbeeld een bezichtigingsronde wil inplannen, dan kun je hier een route maken lang verschillende objecten. Pararius Office berekent automatisch de snelste en/of kortste route.
- Aanhuurintenties: hier heb je de mogelijkheid de aanhuurintenties in te voeren.
- Maak huurintentie; door het invoeren van de gegevens onder basisinformatie sla je de aanhuurintentie op in Pararius Office.
- Je genereert gemakkelijk een volledig ingevuld document door naar “Contract” te gaan en het gewenste document aan te klikken. Pararius Office zal je vervolgens het document in een Word-document aanbieden.
- Ook is er de mogelijkheid een reeds bestaande aanhuurintentie te uploaden. Deze verschijnt dan onder de tab ‘bestandsbeheer’.
- Contracten
- Genereer contract
- Hier heb je de mogelijkheid om een volledig ingevuld contract te genereren. Je kunt hier op “Maak contract” klikken. Vervolgens vul je de startdatum, tijdsduur, prijzen en overige opties in. Daarna kun je op “Opslaan” klikken.
- Als je met de muis naar "Contract" gaat dan kun je het contract selecteren wat je door Pararius Office laten invullen. Het document wordt dan gedownload in een Word-bestand.
- Het is mogelijk om de Pararius contract te personaliseren en om je eigen contracten toe te voegen. Dit kan in de Template Tool.
- Alle gegenereerde contracten zijn terug te vinden in het “Bestandsbeheer” onder “Contract niet getekend”.
- Upload contract: je hebt de mogelijkheid om reeds gemaakte contracten te uploaden en bij het dossier te voegen. Deze verschijnt dan onder de tab ‘bestandsbeheer’.
- Meer weten over het genereren van contracten? Klik dan hier!
- Inchecks
- Hier heb je de mogelijkheid om per huurder een incheckdatum toe te voegen. Deze staat automatisch in de agenda.
- Om de incheck uit te voeren via een van de partner apps (zie Chapps) ga je met de muis naar het “Winkelwagentje” en selecteer je de app waarmee je de incheck wil uitvoeren. De, voor de incheck, benodigde gegevens worden gedeeld met de partner app. Hierdoor hoef je de gegevens niet meer opnieuw in te voeren.
- Raadpleeg de handleiding van de partner app voor verdere instructies (zie Chapps).
- Uitchecks
- Hier heb je de mogelijkheid om per huurder een uitcheckdatum toe te voegen. Deze staat automatisch in de agenda.
- Om de uitcheck uit te voeren via een van de partner apps (zie Chapps) ga je met de muis naar het “Winkelwagentje” en selecteer je de app waarmee je de uitcheck wil uitvoeren. De, voor de uitcheck, benodigde gegevens worden gedeeld met de partner app. Hierdoor hoef je de gegevens niet meer opnieuw in te voeren.
- Raadpleeg de handleiding van de partner app voor verdere instructies (zie Chapps).
- Bestandsbeheer: om alle bestanden overzichtelijk per dossier te ordenen heb je hier de mogelijkheid om deze per categorie te ordenen.
- Notities: hier heb je de mogelijkheid om notities te noteren. Notities worden enkel intern getoond.
Overige mogelijkheden
- Factuur: de optie om een standaard factuur op te maken in Excel vind je hier. Meer informatie over het maken van facturen vind je hier.
- Type wijzigen: hier kun je het type dossier wijzigen. Een voorbeeld hiervan is het omzetten van een bestaand dossier naar een dossier met bijv. een woning van een andere makelaar.
- Archiveer: hier heb je de mogelijkheid om dossiers te archiveren. Een dossier archiveer je als de woning aan een nieuwe huurder wordt verhuurd. Hierdoor is het oude dossier overbodig geworden. Een gearchiveerd dossier zal altijd onder de woning blijven hangen.
- Print -en verwijderknop: mocht je een dossier willen verwijderen of printen dan kan dat door op een van de knoppen te klikken.
Related Articles
Herinnering einddatum contract
Als je een contract hebt gemaakt dan kun je ook automatisch een herinnering instellen als het contract afloopt. Dit kan erg handig zijn! Het is immers erg belangrijk om de ervaringen met de huurder te evalueren met de verhuurder om ontevredenheid te ...Dossier aanmaken via object
Een dossier aanmaken gaat het gemakkelijkste via een object. In het tabblad "verhuur" vind je de mogelijkheid om een contactpersoon te koppelen als "huurder". Als dit contactpersoon al is ingevoerd selecteer je "Bestaande huurder" om die ...Gebruikmaken van Chapps
Als je een dossier hebt gemaakt dan vind je rechtsboven een “Winkelwagen”. Door met de muis over dit icoontje te gaan zal je de optie “Chapps move-in” zien. In het scherm wat verschijnt selecteer je de inspecteur en de datum van de inspectie. ...Huurovereenkomst genereren
Vanuit een dossier kun je gemakkelijk huurovereenkomsten aanmaken. Om een huurovereenkomst aan te maken ga je naar een Dossier. Zorg ervoor dat je bij elk betrokken contactpersoon alle relevante informatie hebt ingevuld (denk dan aan ...Facturen maken
In Pararius Office is het mogelijk om facturen te maken die ingevuld worden met beschikbare data uit de database. Het is mogelijk om meerdere soorten facturen op te maken in Pararius Office; Huurfactuur: dit is de eerste factuur voor de huurder of ...
Heb je vragen?
Mis je iets?
Geef aan ons door wat je mist of wat onduidelijk is! We zullen dan ons best doen om jouw suggesties te verwerken.