Afspraken maken

 Jouw agenda is een belangrijk onderdeel van jouw werkzaamheden en je probeert om hem zo vol mogelijk te krijgen (of juist niet). Daarom kun je de agenda altijd snel terugvinden. Je vindt de agenda namelijk linksboven in elk scherm van Pararius Office.

Wil je jouw agenda ook op je smartphone inzien en beheren? In dit artikel zie je hoe je jouw agenda in Pararius Office kunt synchroniseren met Google Calendar.

Nieuwe afspraak

Een nieuwe afspraak maken gaat snel en gemakkelijk. Je selecteert eerst het tijdslot waarin de afspraak plaats gaat vinden. Je ziet vervolgens een pop-up verschijnen.

In de pop-up vul je de gegevens van de afspraak in. Hier wordt een aantal unieke keuzes aangeboden, zo kun je de "Soort afspraak", betrokken contactpersonen en het object invoeren. Als je de afspraak niet wil delen met collega's dan vink je "Privé" aan. Het is dan wel voor collega's zichtbaar dat je op dat tijdstip bezet bent maar de overige informatie wordt verborgen. 

De "soort afspraak" is belangrijk omdat bepaalde soorten ook meer mogelijkheden bieden (bijv. het automatisch toevoegen van de huidige bewoner aan een afspraak).  Ook wordt, als je het object invult, dan automatisch het onderwerp ingevuld.

Afspraken koppelen

Wanneer je een afspraak maakt kun je een object uit de database koppelen aan de afspraak (denk bijv. aan een object waar een bezichtiging plaats gaat vinden).

Ook kun je een contactpersoon uit de database koppelen aan de afspraak. Deze contactpersoon moet dan wel in de database staan. Ook kun je, bij bepaalde soorten afspraken, aangeven of de eigenaar of bewoner van de woning aanwezig is. Deze ontvangen dan ook een afspraakbevestiging (als je aangeeft deze te willen verzenden). 

De gegevens van alle gekozen contactpersonen worden ook in de omschrijving van de afspraak geplaatst als je de synchronisatie met Google Calendar aan hebt staan. 

Tip: Als de betreffende contactpersoon nog niet in Pararius Office staat dan kun je die toevoegen door op "Voeg nieuw contact toe" te klikken. 

Automatische berichten sturen

Contactpersonen die je hebt gekoppeld aan een afspraak kun je een bevestigingsmail of SMS sturen. Als je met de muis over de mail of SMS gaat dan kun je nog een template uitkiezen. De templates kun je beheren in de Template Tool. Door een bericht in te plannen wordt deze 2 uur voor de afspraak verstuurd. 

Tip: Een voorbeeld van het gebruik van de bevestigingsberichten is een afspraak bij de tandarts. Als je de afspraak maakt dan ontvang je een mail ter bevestiging. Vlak voor de afspraak zal je dan nog een SMS kunnen ontvangen als herinnering aan de afspraak. 

Voor reminders per sms, wordt gekeken naar de telefoonnummers die het contact heeft. Het telefoonnummer dat gebruikt wordt voor de SMS, is (in volgorde): 

⦁ Het eerste mobiele telefoonnummer

⦁ Het tweede mobiele telefoonnummer.

⦁ Het ingevulde privé telefoonnummer

⦁ Het ingevulde zakelijke telefoonnummer.

Afspraken herhalen

Je kunt ervoor kiezen om een afspraken te automatisch te herhalen. Op deze wijze zorg je er voor dat een afspraak elke dag, elke week, elke maand of elk jaar wordt herhaald. Erg handig als een afspraak vaker terugkomt!

Je kunt er ook voor kiezen om een afspraak alleen te laten herhalen op een bepaalde dag (als er wekelijks herhaald moet worden) of op een bepaalde dag in de maand (als er maandelijks herhaald moet worden). Ook kun je aangeven of en wanneer het herhalen moet stoppen. De afspraken die herhaald worden, worden ook gesynchroniseerd met jouw agenda in Google (als deze gekoppeld is). 

Locatie, collega's en aanpassen

De locatie van de afspraak kun je zelf invullen, tenzij je een object koppelt aan de afspraak. Wil je dan toch op een andere locatie afspreken? Vink dan "Op woning locatie" af en vul de afwijkende locatie hier in. Deze locatie wordt dan ook gedeeld met Google Calendar (als je de synchronisatie aan hebt gezet). 

Wil je afspraken van collega's wijzigen? Dat doe je door de "Gebruiker" in een afspraak te veranderen!

Door een afspraak aan te klikken kan deze bijgewerkt of verwijderd worden.

Een afspraak kan gemakkelijk van tijd veranderd worden:

- Door de afspraak in de agenda te verslepen naar een eerder of later tijdstip

- Door de afspraak te openen en bij datum het tijdstip en/of dat aan te passen.

Wil je weten hoe je je afspraken met jouw Google Calendar synchroniseert? Klik dan hier. 

• Related Articles

• Agenda

  De agenda geeft je toegang tot jouw eigen afspraken en die van jouw collega's. Elke collega dient dan wel een eigen gebruiker te hebben! Met de meest linkse pijltjes is het mogelijk te navigeren door de maanden. Met de rechterpijltjes kun je ...

• Synchroniseren met de agenda van Outlook (Windows)

  Let op: voordat afspraken in Outlook terecht kunnen komen, dien je eerst de synchronisatie vanuit Pararius Office te activeren. Klik hier voor meer informatie! De gemakkelijkste manier om afspraken in de Outlook agenda en die van Google Calendar te ...

• Facturen maken

  In Pararius Office is het mogelijk om facturen te maken die ingevuld worden met beschikbare data uit de database. Het is mogelijk om meerdere soorten facturen op te maken in Pararius Office; Huurfactuur: dit is de eerste factuur voor de huurder of ...

• Synchroniseren van de agenda met Google Calendar

  Iedere gebruiker heeft een eigen agenda. Je koppelt per gebruiker in Pararius Office een Google Account en dus per gebruiker een Google Agenda. Iedere gebruiker moet dit zelf doen in zijn/haar persoonlijke instellingen in Pararius Office. Stap 1 Als ...

• Templates maken met de Template Tool

  Pararius Office maakt het voor je mogelijk om zeer gemakkelijk veelgebruikte documenten te genereren met behulp van beschikbare data. Hierdoor bespaar je veel tijd in jouw dagelijkse werkzaamheden. Dit betekent onder andere dat je niet meer handmatig ...