Templates maken met de Template Tool
Pararius Office maakt het voor je mogelijk om zeer gemakkelijk veelgebruikte documenten te genereren met behulp van beschikbare data. Hierdoor bespaar je veel tijd in jouw dagelijkse werkzaamheden. Dit betekent onder andere dat je niet meer handmatig gebruikersdata hoeft in te voeren in jouw documenten.
Ook maakt de documentengenerator het mogelijk om gepersonaliseerde documenten aan te maken. Dat wil zeggen dat er bijvoorbeeld een bestand opgebouwd kan worden die met behulp van de documenten generator een gepersonaliseerd standaard document kan worden.
Het is belangrijk om te weten is dat Pararius Office gebruikt maakt van variabelen (codes). Een voorbeeld van zo’n code is: [property_city]. Deze code refereert naar de stad waarin een object zich bevindt. Om de stad van een object te kunnen invullen moet de code exact in het document worden gezet. Als dit niet gebeurt (of als er een spelfout in staat) dan kan Pararius Office de informatie niet uit de database halen. Hierdoor zal het document niet correct gegenereerd worden.
Hieronder wordt uitgelegd hoe de documenten generator werkt. Als je hier verder vragen over hebt dan kun je contact opnemen met de helpdesk.
Template Tool gebruiken
In Pararius Office is het mogelijk om standaarddocumenten te personaliseren en te gebruiken in combinatie met de documentengenerator. De voorwaarde hiervoor is wel dat je de codes die het systeem nodig heeft om de juiste informatie in het document te laden wel in het document laat staan. Als dit niet gebeurt dan kan Pararius Office dat deel niet genereren.
De invoermodule van de documenten generator kan gevonden worden onder “Systeeminstellingen” en vervolgens onder “Template Tool”.
Codes (variabelen)
Alle documenten en berichten die je kunt aanpassen in de Template tool werken met “codes”. Deze codes kun je op elke gewenste plek, in elke grootte, kleur, lettertype etc. plaatsen. De codes zorgen ervoor dat het document of bericht wordt opgevuld met de aan de codes gekoppelde velden in de database. Een lijst met alle mogelijke variabelen en codes is niet werkbaar. Daarom is het mogelijk te zoeken naar het begrip waar je naar op zoek bent.
Voorbeeld
De code [landlord_name] zal er bijvoorbeeld voor zorgen dat de volledig naam (voor -en achternaam) in het document geplaatst wordt. Wil je enkel de achternaam tonen? Dan vul je [landlord_full_last_name] (inclusief tussenvoegsel) in. Wil je hier ook de titel en initialen aan toevoegen? Dan vul je [landlord_gender_hm] [landlord_initials] [landlord_full_last_name] in. De documentengenerator zorgt er dan voor dat de gevraagde gegevens worden ingeladen.
Dat ziet er dan als volgt:
Je geeft aan voor welk soort document je op zoek bent naar de variabele. Dit kan een document zijn die gelieerd is aan een contactpersoon, een object of een overeenkomst (contract).
Vervolgens kun je op zoek gaan naar de variabele die je nodig hebt:
Verschillende templates
De documentengenerator bestaat uit 3 onderdelen:
- SMS templates
In dit onderdeel kun je een standaard sms maken. Zo kun je gemakkelijk voor iedere gelegenheid een sms sturen naar een lead, klant of ander contact. De sms kun je vervolgens vanuit het systeem laten versturen. - Mail templates
In dit onderdeel kun je standaardmails maken. Zo kun je gemakkelijk voor iedere gelegenheid een e-mail sturen naar een lead, klant of ander contact. - Documenttemplate
In dit onderdeel kunt u standaarddocumenten maken. De standaard documenten kunnen gedownload worden waarna ze vervolgens aangepast kunnen worden. Vervolgens uploadt u de aangepaste documenten waarna ze gebruikt kunnen worden in de documentengenerator.
SMS Templates
Objecten
Een header is een stuk tekst waar je in jouw correspondentie mee kunt beginnen. Een footer is een stuk tekst waar je jouw correspondentie mee kunt beëindigen.
Verder is het ook mogelijk om de headers en footers in te stellen voor het printen van objecten (zowel intern als extern). Je kunt een lijst met objecten printen via “Objecten zoeken”. Je vinkt de objecten aan en drukt vervolgens op print.
SMS Templates
Hier kun je zelf een bericht maken die automatisch verstuurd kan worden via SMS na het maken van een afspraak in de agenda.
Je kunt ervoor kiezen om een volledig nieuw bericht aan te maken of een van de reeds ingevoerde berichten te kopiëren en te bewerken.
Klik op “Toevoegen” om een nieuw bericht te maken.
Door een bestaand bericht te kopiëren hoef je dus niet opnieuw te beginnen maar kun je een bestaand bericht hergebruiken. Je kopieert een bestaand bericht door, naast het bericht, op het “kopieer icoontje” te klikken.
De gekopieerde berichten kun je terugvinden onder “Custom templates”. Als je klikt op de naam van de template dan kun je deze bewerken.
Als je een bericht wil maken of verwijderen dan kom je in de bewerker. Door gebruik te maken van de “codes” kun je zelf indelen welke informatie waar in het bericht komen te staan. In de lijst met variabelen vind je de betekenis van de te gebruiken codes.
De documenten generator zal het samengestelde bericht voor je invullen met de juiste data als je deze oproept. Hier vind je een voorbeeld van een bericht met codes en het eindresultaat.
Let op: Aan het versturen van sms berichten zijn kosten verbonden. Deze worden verrekend met het saldo.
Mail templates
Hier kun je zelf een e-mail maken die automatisch verstuurd kan worden na het maken van een afspraak in de agenda.
Je kunt ervoor kiezen om een volledig nieuwe e-mail aan te maken of een van de reeds ingevoerde e-mails te kopiëren en te bewerken.
Klik op “Toevoegen” om een nieuwe e-mail te maken.
Door een bestaande e-mail te kopiëren hoef je dus niet opnieuw te beginnen maar kun je een bestaande e-mail hergebruiken. Je kopieert een bestaande e-mail door, naast het bericht, op het “kopieer icoontje” te klikken.
De gekopieerde templates kun je terugvinden onder “Custom templates”. Als je klikt op de naam van de template dan kun je deze bewerken. Als je een bericht wil maken of verwijderen dan kom je in de bewerker. Door gebruik te maken van de “codes” kun je zelf indelen welke informatie waar in het bericht komen te staan. In de lijst met variabelen vind je de betekenis van de te gebruiken codes.
De documenten generator zal het samengestelde bericht voor je invullen met de juiste data als je deze oproept. Hier vind je een voorbeeld van een bericht met codes en het eindresultaat.
Mail templates
Voor het opstellen van documenten, geheel volgens jouw eigen wensen, kun je in Pararius Office systeem gebruik maken van de Documenten Generator. Er staan een aantal standaard documenten reeds in de database, welke je kunt gebruiken.
Binnen enkele minuten kunt je deze documenten personaliseren. Volg hiervoor het stappenplan.
Dit is een voorbeeld van een brief met enkel de code met daarnaast het uiteindelijke resultaat:
Maken document template
Om gepersonaliseerde documenten te kunnen generen word je aangeraden om het stappenplan te volgen.
Stap 1: Ga naar Systeeminstellingen.
Stap 2: Kies Template Tool.
In de template tool zijn er een aantal standaarddocumenten voor je klaargezet. Deze documenten vormen de basis, waarna ze gepersonaliseerd kunnen worden.
Stap 3: Download een template document (bijvoorbeeld “Huurovereenkomst ”).
Stap 4: Open het document op jouw computer.
Stap 5: Pas het document naar wens aan en sla het op.
Let op: je kunt tekst in de header, footer en de body wijzigen. De tekst tussen de haakjes [ ] is niet te wijzigen!
Je kunt ook - zoals in elk ander Word-document - afbeeldingen etc. toevoegen.
Stap 6: Ga terug naar Pararius Office en klik op ‘Toevoegen’ naast ‘Document templates’.
⦁ Stap 7: Geef de nieuwe template een naam, kies het documenttype, de taal en upload het aangepaste document vanaf jouw computer.
Let op: het invullen van het type document bepaalt de plek waarvandaan je het document kunt genereren uit het systeem.
Stap 8: Klik op ‘Toevoegen’ en je ziet nu de nieuwe template in de lijst met document-templates staan. Een zelfgemaakt of gepersonaliseerd document staat altijd onder “custom” gevolgd door documenttype.
Stap 9: Voor het genereren van de documenten ga je naar de pagina waar dit type document gegenereerd kan worden. In het geval van het voorbeelddocument is dat het dossier.
Welke templates staan waar?
Hieronder vind je de verschillende locaties van de objecttypen:
- Object templates
Een object template kan teruggevonden worden op de objectpagina. In de lichtblauwe balk (boven de woninginformatie) vind je de knop “Templates”. Hier kun je de zelfgemaakte templates vinden onder “Custom templates”. Voorbeelden hiervan zijn een opdracht tot dienstverlening of sleutelverklaring. - Contact templates
Een contact template kan teruggevonden worden in een contactpersoon. Deze is terug te vinden in het menu “Tools” en dan onder “Contacten”. Hier bevinden zich tevens ook alle zoekopdrachten en eigenaren. Deze documenten zijn terug te vinden onder de printknop (printericoontje). Een voorbeeld hiervan is een brief, waardebepaling of begeleidend schrijven bij een brochure. - Huurovereenkomst templates
De huurovereenkomsten kunnen gegenereerd worden in het dossier. Deze is te vinden via de knop “Dossiers” (in de blauwe balk) of op de objectpagina onder het tabblad “Verhuur”. De documentengenerator zal dan de benodigde (beschikbare) data ophalen en in het document plaatsen. - Huurfactuur templates
De factuur voor de huurder kan gevonden worden in het dossier. Deze is te vinden via de knop “Dossiers” (in de blauwe balk), op de objectpagina onder het tabblad “Verhuur” of op de pagina van een lead onder het tabblad “Objecten & dossier relaties”. Een factuur kan in twee talen gegenereerd worden. - Koopovereenkomst templates
De koopovereenkomsten kunnen gegenereerd worden op de objectpagina. Deze is te vinden in het tabblad “Verkoop” in het blok “Overdacht”. Hier moet vervolgens gekozen worden welke overeenkomst gegenereerd dient te worden. - Courtagenota templates
De factuur voor de courtage kan gevonden worden op de objectpagina van een koopobject en van een huurobject. Deze factuur kunt u genereren voor een huurder of een verhuurder/verkoper. De knop “Factuur” staat rechtsboven in de dossierpagina. Een factuur kan in twee talen gegenereerd worden. - Objectpresentatie templates
De objectpresentaties kunnen worden teruggevonden op de objectpagina. In de lichtblauwe balk (boven de woninginformatie) vind je de knop “Templates”. Hier kun je de zelfgemaakte templates vinden onder “Custom templates”. Voorbeelden van deze templates zijn brochures en raampresentaties. - Contact factuur templates
De contact facturen kunnen worden teruggevonden op elke contactpagina.
Related Articles
Templates tabblad
Het is mogelijk om de gegevens die je hebt ingevoerd te gebruiken om documenten en facturen aan te maken. Je selecteert het document dat je wil aanmaken en Pararius Office zal deze vervolgens als download aanbieden. De Stamkaart, Raamprint en ...Zelf templates genereren
In Pararius Office is het mogelijk om je eigen Templates toe te voegen. Het gaat dan om Templates van documenten, SMSjes en e-mails. Op verschillende locaties in het systeem vind je de termen "standaard templates" en "custom templates" terug. Een ...Afspraken maken
Jouw agenda is een belangrijk onderdeel van jouw werkzaamheden en je probeert om hem zo vol mogelijk te krijgen (of juist niet). Daarom kun je de agenda altijd snel terugvinden. Je vindt de agenda namelijk linksboven in elk scherm van Pararius ...Facturen maken
In Pararius Office is het mogelijk om facturen te maken die ingevuld worden met beschikbare data uit de database. Het is mogelijk om meerdere soorten facturen op te maken in Pararius Office; Huurfactuur: dit is de eerste factuur voor de huurder of ...Huurovereenkomst genereren
Vanuit een dossier kun je gemakkelijk huurovereenkomsten aanmaken. Om een huurovereenkomst aan te maken ga je naar een Dossier. Zorg ervoor dat je bij elk betrokken contactpersoon alle relevante informatie hebt ingevuld (denk dan aan ...
Heb je vragen?
Mis je iets?
Geef aan ons door wat je mist of wat onduidelijk is! We zullen dan ons best doen om jouw suggesties te verwerken.