Document digitaal laten ondertekenen

Een document digitaal laten ondertekenen gaat snel en gemakkelijk vanuit Pararius Office. Het document dient eerst in Pararius Office gemaakt te worden of je kunt een document uploaden in Pararius Office. Hieronder staat uitgelegd wat je moet doen. 

Document maken

Genereren in Pararius Office

Het is mogelijk om document te "genereren" vanuit jouw account. Dit houdt in dat het document wordt opgevuld met behulp van informatie in het systeem. Denk dan aan contactinformatie van contactpersonen of informatie over een object. 

Een document maak je aan door bij een object, dossier of contact met de muis naar "Templates" of de "Printknop" (bovenin) te gaan en de gewenste template te selecteren. Klik hier voor meer informatie.

Wil je huurovereenkomsten of koopovereenkomsten aanmaken? Ook dat kan in Pararius Office.

Wist je dat je zelf "Templates" (documenten) kunt maken zodat je deze met één druk op de knop kunt laten invullen door Pararius Office? Klik hier voor meer informatie. 

Als je een document gemaakt heb met Pararius Office, dan wordt deze onder de desbetreffende categorie onder het tabblad "Bestanden" geplaatst. Zo worden overeenkomsten bijvoorbeeld onder de categorie "Contract (niet getekend)" geplaatst. Zo kun je documenten altijd goed terugvinden!

Uploaden

Bij elk object, dossier of contact vind je het "Bestandsbeheer". Hier kun je documenten, die je wil aanbieden voor ondertekening, uploaden. Dit doe je door op de knop, onderaan de pagina, te klikken en het betreffende bestand in de verkenner op te zoeken. 

Je kunt allerlei documenten uploaden. Pararius Office zorgt ervoor dat het op de juiste wijze bij Zynyo komt. Je kunt bijvoorbeeld een Word-bestand (DOC-bestand) uploaden om te laten ondertekenen. Het eindresultaat zal altijd een PDF-bestand zijn. 

Document ondertekenen

Ondertekenverzoek instellen

 Als een document in het tabblad "Bestanden" is geplaatst, kan het ondertekend worden. Dit doe je door bij het document aan de rechterzijde op het "tekensymbool" te klikken. 

Wil je meerdere documenten laten ondertekenen? Selecteer deze met de vinkjes en klik op "Onderteken selectie".

Vervolgens kun je het digitaal ondertekenen gaan voorbereiden. In het scherm wat verschijnt kun je zien aan welke personen het document wordt aangeboden. Als je het document in Pararius Office hebt aangemaakt worden betrokken partijen automatisch toegevoegd. Je kunt natuurlijk zelf ook nog contactpersonen toevoegen. 

Je kunt ook nog een toelichting meesturen aan alle ondertekenaars. Zo kun je bijvoorbeeld nog aanvullende informatie, instructies of een kort bericht meesturen. Dit bericht is zichtbaar in de mail en in de interface van digitaal ondertekenen. 

Dient een collega dit ondertekenverzoek goed te keuren? Dan kun je je collega toevoegen onder "Acceptant". Het ondertekenverzoek wordt pas verstuurd als jouw collega dit heeft goedgekeurd!

Wil de volgorde van ondertekenaars aanpassen? Gebruik dan de pijltjes naast de contactpersoon!

Je kunt per contactpersoon nog een aantal instellingen selecteren. Zo kun je de taal van de mail (met het ondertekenverzoek) aanpassen. Ook de interface van het digitaal ondertekenen zelf zal in deze taal worden aangeboden. Ook kun je een melding (herinnering) instellen die automatisch, per mail, verstuurd zal worden. Zijn er meerdere e-mailadressen aan een contactpersoon gekoppeld? Selecteer dan de juiste door op het e-mailadres te klikken en in het scherm de juiste te kiezen. 

Er zijn verschillende ondertekenmethodes mogelijk: muishandtekening, SMS en IDIN. Op deze pagina vind je meer informatie over deze ondertekenmethodes.

Als je meerdere documenten laat ondertekenen dan worden deze tijdens het ondertekenen samengevoegd tot één document. De volgorde van de documenten kun je aanpassen zodat in het einddocument de juiste volgorde wordt gebruikt. 

Ondertekenen

Als je het ondertekenverzoek hebt verzonden, dan zie je onderstaand scherm. Klik op "Bekijk het overzicht" om alle openstaande, voltooide of gefaalde ondertekenverzoeken in te zien. Meer informatie vind je hier. 

Let op: verzonden ondertekenverzoeken kunnen niet meer gewijzigd worden. Als je een ondertekenverzoek wil wijzigen, dan dien je deze in te trekken via het Overzicht en een nieuw ondertekenverzoek te versturen.

• Related Articles

• Welke ondertekenmethodes kan ik gebruiken om een document digitaal te laten ondertekenen?

  Een document kan met 3 verschillende methodes ondertekend worden. Er kan maar meerdere methodes gelijktijdig gebruikt worden. Je kunt per contactpersoon een andere methode selecteren. De ondertekenaars krijgen altijd een uitnodiging per e-mail. De ...

• Digitaal ondertekenoverzicht

  Als een digitaal ondertekenverzoek is verstuurd, dan vind je het terug in het Overzicht.  In het overzicht zie je 3 tabbladen terug: In afwachting, Afgerond en Gefaald.  In afwachting Alle ondertekenverzoeken die nog bezig zijn, zul je terugvinden in ...

• Digitaal ondertekenen instellen

  Een document ondertekenen kan op verschillende manieren. Vanuit Pararius Office is het mogelijk om digitaal een handtekening te laten zetten door betrokkenen. Deze dienst wordt aangeboden door Zynyo en is direct geïntegreerd in Pararius Office. ...

• Het gebruik van een handtekeningveld voor digitaal ondertekenen

  Als een document digitaal ondertekend moet worden, kun je ervoor kiezen om ondertekenaars te dwingen om op een bepaalde locatie (in het document) een handtekening te zetten. Zo voorkom je dat ondertekenaars op een willekeurige locatie een ...

• Hoe weet ik zeker dat mijn digitaal ondertekende document geldig is?

  De informatie in dit artikel is afkomstig uit een document dat geschreven is door Joost Hament van Zynyo. Het doel van dit document is om uit te leggen wat het verschil is tussen analoog en digitaal ondertekenen. Heb je hier vragen over? Laat het ons ...